Hlavní chyby v plánování firemních eventů a jak se jim vyhnout
Event

Hlavní chyby v plánování firemních eventů a jak se jim vyhnout

Organizování firemních eventů neboli akcí musíte pečlivě plánovat. Protože i jen jedna malá chybička se může rychle proměnit v katastrofu.

Chyba 1: Vaše firemní akce nemá přesně definovaný cíl

Pevné porozumění a pochopení toho, co vám má akce přinést pro byznys, co akcí můžete dosáhnout nebo jak vám akce může pomoci ve vašem podnikání, to vám a celému týmu pomůže vést celý proces plánování. Nemluvě o tom, že se vám i v noci bude lépe spát.

A co je vlastně cílem vaší akce?

Vzdělávání zaměstnanců nebo různá školení jsou například určena k tomu, aby pomohla pracovníkům se lépe orientovat v jejich oboru nebo aby se dozvěděli více informací nebo novinek v oblasti jejich specializace.

Dále můžete chtít uspořádat teambuilding, aby se kolegové v práci lépe poznali, směřovali k větší spolupráci a týmové práci, aby spolu dobře komunikovali a prostě dosahovali úspěchů společnými silami.

Nebo potřebujete uspořádat vánoční večírek nebo firemní ples, kde pozvete i své klienty. Tady se třeba budete snažit navázat přátelský vztah s klientem, vylepšit firemní image nebo zvýšit povědomí o vaší firmě.

Konference nebo různé přednášky mohou zase sloužit k prezentaci a podpoře vašeho nového produktu atd.

Jakmile si určíte jasný záměr, nastavte jasné a měřitelné cíle. Například počet registrací, počet diváků s živým přenosem dat nebo procento účastníků, kteří se znovu a znovu vracejí. Krátké dotazníky, které se dají vyplnit přímo na místě nebo je můžete účastníkům zaslat jsou také dobrou volbou. Ujistěte se, že vaše cíle jsou měřitelné a konkrétní tak, abyste mohli prokázat hodnotu vaší akce. Zpětná vazba je důležitá jak pro management firmy, tak z důvodu pořádání dalšího eventu.

Sdílejte stanovený záměr a cíle se svým týmem, aby mohli podle toho posléze řídit svá rozhodování.

Chyba č. 2: Podcenili jste plánování vaší firemní akce

Mnozí organizátoři akcí si myslí, že ví, co účastnící akce chtějí slyšet.  Ale vy se na to díváte  z pozice organizátora. Zkuste se ale zamyslet nad tím, (podívat se na to jejich očima) co by opravdu účastnící chtěli slyšet nebo vidět a ujistěte se, že poskytnete zážitek, který se účastníkům bude líbit.

Mírný posun v myšlení vám může pomoci pochopit co je nejdůležitější pro vaše (nejen) firemní publikum.  

Jsou témata vaší akce aktuální a relevantní? Plán vaší akce by měl být v souladu s vašimi cíli a zájmy, potřebami či přáními vašich účastníků.

Jak působiví jsou vaši řečníci a přednášející? Firemní akce se může točit kolem svých řečníků, ale řečníkům se daří jen tehdy, když je divák zapojen. Účast publika v prezentacích se může jevit jako něco, čeho je obtížné dosáhnout. Existují však techniky a technologie, kterými toho můžete dosáhnout a podpořit nebo i povzbudit obecenstvo k zapojení. 

Máte komunikační strategii? Neposkytujte účastníkům pouze základní informace o vaší akci. Kromě detailů kdy a kde se bude vaše akce konat, oznamte také účastníkům, co mohou od vaší firemní akce očekávat.

Chyba č. 3: Nemáte dobře zvládnutou organizaci na místě akce

Solidní plán, vaše zkušenosti a pevné zapojení jsou hlavními přísadami úspěšného firemního eventu. Pokud však máte trochu mezery v organizaci na místě akce, nebo vám něco chybí, s něčím nejste spokojeni, tak je to frustrující a vaši účastníci si toho určitě povšimnou.

Mnohých nepříjemných věcí, ať už od dlouhých front u stolů s občerstvením nebo nedostatečné zásobení potravinami a nápoji, se lze snadno vyhnout s trochou plánování.  

Máte dostatek personálu? Ať už je váš tým velký nebo malý, je vaším úkolem zajistit si takový počet lidí, který může tuto práci splnit.  

Čekají vaši účastníci akce neustále v řadě? Pokud vaši účastníci tráví hodiny čekáním na jídlo, pití, nebo dokonce jen proto, aby se dostali dovnitř, bude opravdu těžké je udržet spokojenými a zaujatými po zbytek akce.

Je váš tým připraven na nečekané? Když se něco pokazí, proaktivní komunikační strategie vám pomůže s tím, aby zůstalo vše pod kontrolou. Pomocí této strategie byste měli být poučeni, jak by měl váš tým reagovat na negativní situace.  

Mohou účastníci po skončení události poskytnout zpětnou vazbu? Je nemožné udělat všechno správně. Díky různým průzkumům však můžete požádat účastníky, aby vám oznámili, co funguje (nebo ne.)

Chyba č. 4: Vaše akce se opírá o zastaralé technologie

Poslední chybou, která je pro firemní akce nejčastější, je použití zastaralé nebo nedostatečné technologie.

Podívejte se na seznam úkolů svého týmu. Pravděpodobně zahrnuje vše od sladění plateb po sledování potravinových preferencí účastníků akce. Kolik času strávíte vy a váš tým žonglováním všech těchto úkolů?

S moderním online prodejem vstupenek nebo registračním řešením může váš tým přestat provádět opakované úlohy, které nepřidávají hodnotu vám, vašim zákazníkům a ani organizaci. Úspora času a peněz může být přesměrována do důležitějších věcí, jako je například dosažení cílů ve vaší společnosti.

 

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace